Wenn du dich mit der E-Rechnungspflicht beschäftigst, stolperst du schnell über zwei Begriffe: ZUGFeRD und XRechnung. Beide sind anerkannte E-Rechnungsformate in Deutschland — aber worin unterscheiden sie sich? Und welches Format brauchst du? Wir erklären es dir ohne Fachchinesisch.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Klingt sperrig, ist aber eigentlich ganz einfach: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine ganz normale PDF-Datei, in die eine maschinenlesbare XML-Datei eingebettet ist.
Das Geniale daran: Dein Kunde kann die Rechnung ganz normal als PDF öffnen und lesen — mit Logo, Layout, allen gewohnten Informationen. Gleichzeitig stecken im Hintergrund alle Rechnungsdaten als strukturierte XML-Daten drin, die von Buchhaltungssoftware automatisch eingelesen werden können.
Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.1 (bzw. das identische Factur-X), und das sogenannte Comfort-Profil erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931. Damit ist es als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes anerkannt.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein reines XML-Format — es gibt hier keine PDF-Datei. Die Rechnung besteht ausschließlich aus strukturierten Daten, die nur von Software gelesen werden können.
XRechnung wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt. Wenn du Rechnungen an Bundesbehörden, Landesbehörden oder Kommunen stellst, ist XRechnung oft das einzig akzeptierte Format. Die Übermittlung erfolgt dann typischerweise über die Plattform ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) oder PEPPOL.
Für den normalen B2B-Verkehr zwischen Unternehmen ist XRechnung eher ungewöhnlich, weil die meisten Empfänger eine visuell lesbare Rechnung erwarten.
ZUGFeRD vs. XRechnung im Vergleich
| Eigenschaft | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | PDF + eingebettete XML | Reines XML |
| Visuell lesbar | Ja (als PDF) | Nein (nur mit Viewer) |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja |
| EN 16931 konform | Ab Comfort-Profil | Ja |
| Haupteinsatz | B2B zwischen Unternehmen | Öffentlicher Sektor / Behörden |
| Versand per E-Mail | Einfach (PDF-Anhang) | Möglich, aber unüblich |
Welches Format brauche ich?
Für die meisten kleinen Unternehmen ist die Antwort einfach: ZUGFeRD im Comfort-Profil. Hier die Faustregel:
Wähle ZUGFeRD, wenn...
- ...du Rechnungen an andere Unternehmen schreibst (B2B)
- ...deine Kunden die Rechnung auch als PDF lesen können sollen
- ...du Rechnungen per E-Mail versendest
- ...du ein einfaches, unkompliziertes Format möchtest
Wähle XRechnung, wenn...
- ...du Rechnungen an Bundesbehörden oder Landesbehörden stellst
- ...dein Auftraggeber explizit XRechnung verlangt
- ...du über PEPPOL oder ZRE übermitteln musst
Das Beste: Mit FlitzRechnung musst du dich nicht entscheiden. Wir unterstützen beide Formate. Beim Erstellen einer Rechnung wählst du einfach aus, ob du eine ZUGFeRD-PDF oder eine XRechnung-XML brauchst — oder beides.
ZUGFeRD und XRechnung — mit einem Klick
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